Infoskærme til virksomheder – sådan undgår du de fejler

I denne artikel kigger jeg nærmere på disse punkter. Jeg slutter af med et par konkrete tips og introducerer dig for et simpelt værktøj du kan bruge i dit projekt.

Hvad er interessant og relevant indhold?

Kort fortalt, så er interessant og relevant indhold defineret ved at være de informationer, som publikum har lyst til at vide mere om.

Der findes desværre ikke nogen facitliste, som fortæller, hvad der er interessant og relevant. Du kan tænke på det som samme udfordring som en redaktør sidder med, når han (M/K) skal beslutte, hvad der skal med i avisen.

I de virksomheder jeg har arbejdet med, har udgangspunktet været, at man ville gøre det let at give medarbejderne informationer, om alt hvad der sker i virksomheden. Blandt de emner der har været på infoskærmene, kan jeg nævne:

• Status på igangværende projekter.
• KPI mål og status.
• Praktiske informationer.

Men man skal også passe på, at indholdet ikke bliver for ensformigt og potentielt kedeligt. Derfor er det også en god ide, at bring indhold, som med stor sandsynlighed har alle medarbejdernes interesse. Blandt de emner jeg har set i den kategori, kan jeg nævne:

• Gæster der besøger virksomheden.
• Fødselsdage, jubilæer og lignende mærkedage for de ansatte.
• Dagens / ugens menu.
• Firmaarrangementer / nyt fra personaleforeningen.

Gør informationerne korte, præcise og hurtige.

De informationer der vises på infoskærmene, skal gøres korte, præcise og hurtige at læse. På den måde sikrer du, at:

• Skrifttypen er tilpas stor til at infoskærmene kan læses på lang afstand. F.eks. når man sidder i kantinen eller står i en produktionshal.
• At der ikke bruges for meget tid pr. nyhed, og publikum evt. mister interessen, hvis der er flere slides i træk, som ikke lige fanger interessen hos den pågældende person.
• Sandsynligheden for at alle nyhederne bliver set.

Hvis vi skal fortsætte analogien med redaktøren og avisen, så er informationerne på infoskærmene at sidestille med det man kalder for en ”spiseseddel”. Altså en teaser for en nyhed, som man kan finde uddybet inden i selve avisen.

Her er avisen blot udskiftet med det sted hvor man kan finde nyheden uddybet. Det kunne f.eks. være på intranettet.

Et eksempel kunne være en nyhed på infoskærmen, hvor der står.

”Husk vores firmaarrangement den 12. juni hvor vi skal ud at køre go-card og spille bowling. Deadline den 1. juni. Tilmelding og flere detalje på Intranettet”

Og det skal naturligvis helst ”krydres” med et billede eller to, for at fange opmærksomheden.

Hvor skal indholdet komme fra?

Når du har fundet ud af hvad der er interessant og relevant indhold at vise på jeres infoskærme, er det tid til at finde frem til de kilder hvor indholdet skal komme fra.

Start med at undersøge om informationerne der skal vises, allerede er tilgængelige i et af de IT-systemer der anvendes i jeres virksomhed.

Et eksempel kunne være ønsket om at kommunikere KPI’er – mål og status. Måltal og aktuelle status vedligeholdes højst sandsynligt i et IT-system, som anvendes af de personer som har interesse i at følge tallene nøje. Det kunne f.eks. være et Excel-ark hos CFO’en og ledende medarbejdere i økonomiafdelingen.

Andre informationer er måske ikke helt så tilgængelige. Det kan være tanker eller ideer som ikke ligger dokumenterede i et IT-system. F.eks. skitser til en ny designlinje i en tøjvirksomhed.

Integration kan være en nem måde at informere på.

Inden vi går videre, er der et punkt som er værd at belyse – nemlig hvilken software du vil anvende til at vedligeholdes dine infoskærme. I fagsproget kaldes den type software for ”digital signage”

Hvis du står i en situation, hvor du skal ud og investere i et digital signage system, så bør du være særlig opmærksom på muligheden for at integrere til eksterne systemer. Hvis integration ikke er et emne du har arbejdet med før, kan det være en god ide at søge lidt sparring.

Kort fortalt handler integration om digital signage systemets mulighed for automatisk at trække data fra andre IT-systemer.

Vi kan vende tilbage til eksemplet med Excel-arket hos CFO’en. Forestil dig at dit digital signage system kan trække data automatisk fra dette Excel-ark. Det vil betyde, at så snart CFO’en eller en af hans medarbejdere opdatere Excel-arket, så vises de opdaterede data automatisk på dine infoskærme.

Derfor kan det være en stor fordel, hvis dit digital signage system har let ved at integrere til forskellige typer af eksterne IT-systemer, da det betyder at data kun skal vedligeholdes et sted.

Hvis du allerede har investeret i et digital signage system, bør du kigge nærmere på muligheden for at integrere det til eksterne IT-systemer.

I den viste illustration ovenfor, kan du se hvilke standardintegrationer digital signage systemet PADS4 tilbyder. Men det er langtfra alle digital signage systemer der har samme brede udsnit af IT systemer det kan hente data fra.

 

Hvem skal vedligeholde indholdet?

Et vigtigt punkt at få styr på, handler om vedligeholdelse af informationerne på jeres infoskærmen. Uden vedligeholdelse bliver informationerne statiske, kedelige og måske endda fejlagtige.

Det er supervigtigt ikke at underkende betydningen af at vedligeholde informationerne på jeres infoskærme. Uden vedligeholdelse er hele ideen med interne infoskærme på kurs mod afgrunden.

Lad os ta’ et eksempel – vi kan jo kigge videre på KPI’erne, som vi allerede har berørt. Vi antager altså at der skal vises KPI mål og status på infoskærmene. Men hvis tallene ikke opdateres, vil publikum få en fornemmelse af at der ikke er fremdrift på de valgte KPI’er.

Og hvad mon der ske, når publikum finder ud af, at KPI’erne der vises ikke er opdateret? Mit bedste gæt er, at man mister tilliden til de informationer der står på infoskærmene, og dermed bliver de ligegyldige. Og med ligegyldige infoskærme, er hele værdien af projektet lig nul.

Kort sagt – misvedligeholdte informationer til jeres infoskærme udgør en stor risiko for at hele projektet kan fejle. Så vær særlig opmærksom på dette punkt, og få aftalerne om vedligeholdelse på plads.

Fordel vedligeholdelsesopgaven på flere personer / funktioner.

Husk at du har mulighed for at fordele opgaven med at vedligeholde af informationerne på infoskærmene. Det er en stor opgave at holde alle informationerne opdateret. Selv om det er fristende at tildele opgaven til én bestemt person, så kan det være en stor mundfuld at gabe over. Alene det at indhente informationerne fra dem der sidder med dem, kan vise sig at være temmelig besværlig.

Det er fint at have en central tovholder på opgaven. En som kan koordinere at informationerne opdateres af de personer, som har fået til ansvar at give input til infoskærmene. Men selve ansvaret for at få det opdateret, bør ligge det sted hvor informationerne fødes og vedligeholdes.

Hvor ofte skal indholdet vedligeholdes?

Det korte svar er – når der er nyt at informere om, på de områder, I har valgt at vise på jeres infoskærme.

Igen – hvis vi tager KPI’erne som eksempel. Når der er nye mål eller måltal, så giver det mening at opdatere infoskærmene.

Når det er sagt, så er det vigtigt, at infoskærmene får nyt indhold med jævne mellemrum. For hvis ikke der er nyt på skærmene fra tid til anden, mister vi interessen, og dermed bliver infoskærmene ligegyldige.

Netop derfor, er det vigtigt at du forsøger at komme med bud på, hvor ofte indholdet på dine infoskærme vil blive vedligeholdt. Hvis du kan se, at de informationer der skal vises på infoskærmene kun opdateres sjældent, bør du overveje, om infoskærmene kan give forretningsmæssig værdi, eller om der evt. kan være flere og mere frekvente informationer, som med fordel kan vises på infoskærmene.

Et par tips og et værktøj til dit projekt.

Som det fremgår af de tidligere afsnit i denne artikel, er succesen af dit projekt med at implementere infoskærme i din virksomhed, afhængig af, at skærmene rent faktisk bliver set. Hvis ingen gider kigge på skærmene, er de ligegyldige, og dit projekt vil fejle.

Et lille tip du kan anvende, er at gøre indholdet underholdende og personligt. Langt de flest af os synes det er sjovt og spændende, hvis det er vises på infoskærmene kan relateres til personer, afdelinger eller måske endda en selv.

Her kan du med fordel vises foto og / eller video fra et firmaarrangement. Det kan være fødselsdagshilsner til den / dem der har fødselsdag den pågældende dag. Nyheder fra de enkelte afdelinger og lignende. Og ugens menu i kantinen er også altid et hit som interesserer mange af medarbejderne.

Pointen er, at infoskærmene gerne må komme tæt på medarbejderne og afdelingerne, så det ikke kun er ”kolde facts” der formidles på skærmene.

Og det bringer mig frem til sidste punkt. Et simpelt værktøj du kan bruge, til at sikre du har styr på indholdet til jeres infoskærme.

Værktøjet er en simpel tabel. Her får du noteret, hvad der skal vises på skærmene, og at det lever op til kravene om at være interessant og relevant. Ligeledes får du dokumenteret hvor informationerne skal komme fra, hvem der skal vedligeholde dem og hvor ofte.

Når du har samlet informationerne i tabellen, er det f.eks. nemt at aflæse om opdateringsfrekvensen er høj nok. Ligeledes kan du hurtigt vurdere, om det kun er ”kolde facts” der vises, eller om der også er mere underholdende og personligt indhold.

Med værktøjet i hånden har du også grundlaget for at indgå en ”kontrakt” med de personer / afdelinger der skal bidrage med indholdet til skærmene. Dette for at undgå, at det er en og samme person der sidder med ansvaret for at holde skærmen up-to-date.

Værktøjet

Selve værktøjet kunne se ud som nedenstående. Men det er ikke hugget i granit, så tilføj eller fjern gerne kolonner hvis du synes det giver bedre mening i din situation.

Man kunne evt. forestille sig en ekstra kolonne med overskriften ”Aftale om vedligeholdelse af informationerne er godkendt?” Og herunder have et ”Ja / Nej” felt. På den måde kan man også bruge værktøjet til at holde styr på, om der er indgået en vedligeholdelsesaftale med den enkelte person / afdeling.

Hvad skal vises?	Hvor kommer informationerne fra?	Hvem skal vedligehold informationerne?	Hvor ofte skal informationerne opdateres?
KPI mål og måltal for udvalgte fokusområder i vores strategi-implementering	Mål og måltal vedligeholdes i et Excel-ark. Det bør undersøges om der kan laves integration til Excel	Informationerne vedligeholdes af den strategiansvarlige i økonomiafdelingen.	Måltallene opdateres ugentligt i Excelarket. Der bør også laves ugentlige opdateringer på infoskærmene.
Ugens menu	Kantinechefen laver madplaner i Word, som altid er 1 måned frem i tiden.	Kantinechefen skal have adgang til vores digital signage system så han kan lave ugens menu til vores infoskærme.	Hver fredag inden kl. 16.00.
Virksomhedsnyt	Nyheder om virksomheden holdes opdateret på vores intranet.	Alle medarbejdere kan / skal bidrage med nyheder på Intranettet	Nyheder om virksomheden opdateres ikke med nogen bestemt frekvens. Men historisk kan vi se, at der oprettes nyheder ca. 3 gang pr. uge.
Fødselsdage, jubilæer og andre mærkedage	Personale-mappen hos HR indeholder disse oplysninger.	HR sikrer at disse mærkedage opdateres manuelt i vores digital signage system. Der skal indhentes individuelle tilladelser fra den enkelte medarbejder.	Ca. 2 gang pr. uge er der særlige mærkedage blandt medarbejderne.
…	…	…	…

 

Brug løbende evaluering til at holde indholdet interessant og relevant

Som det sidste punkt i denne artikel, vil jeg blot huske dig på, at det jo ikke nødvendigvis er dig der sidder med alle de bedste svar på, hvad der skal bringes på jeres infoskærme.

Du kan f.eks. anvende evalueringsskemaer til at spørge publikum hvad det synes om det nuværende indhold, frekvens m.m. Ligeledes er det oplagt at spørge til, og om de har input til emner der mangler på infoskærmene.

I starten er det måske relevant med evalueringer hvert kvartal, og sidenhen kan det blive halv- eller helårlige undersøgelser.