Installation og drift
Hvor skal systemet ligge, og hvem holder det kørende bagefter? Det er to spørgsmål, der som regel bliver stillet for sent, og som er dyre at ombestemme sig om. De hænger sammen, for valget af, hvem der ejer systemet, afgør også hvor meget drift der lander hos dig selv.
Herunder gennemgår jeg de to modeller, hvad drift reelt består af, og hvilke krav der bør afklares, inden du vælger. Systemets øvrige dele har jeg beskrevet under hvad er digital signage.
Ejer du systemet, eller køber du driften
Grundsystemet, altså serveren, kan enten være jeres eget eller noget, du køber som en ydelse. Vælger I at eje det selv, bestemmer I også, hvor det kører. Det kan stå fysisk i jeres eget serverrum, køre som en virtuel maskine i det miljø, I har i forvejen, eller ligge på en skyplatform, I selv betaler for. Forskellen mellem de tre er mindre, end den lyder, for det afgørende er, at systemet er jeres, og at det er jer, der har adgangen og ansvaret for den.
Den anden mulighed er, at jeg hoster systemet for jer. Så er serveren, opdateringerne og overvågningen af den min opgave, mens I logger ind og arbejder med indholdet. Det er den model, der giver mening, når der ikke er IT-personale, som skal bruge tid på endnu en server, og den ændrer ikke på, hvad I kan i selve systemet.
Der findes systemer, der kun kan det ene. Er det et krav hos jer, at systemet skal kunne stå i jeres eget miljø, skal det afklares meget tidligt, for det udelukker en del af markedet, længe før du når til at sammenligne løsninger på funktioner.
Tre forhold kan gøre eget miljø til et krav
For de fleste er det underordnet, hvor serveren står, så længe systemet virker og indholdet kommer ud. Der er dog tre forhold, der kan gøre spørgsmålet til et krav frem for en præference, og de er alle sammen lettere at afklare før valget end bagefter:
- Hvor kritiske skærmene er. Har de en rolle i flowstyring, produktion eller beredskab, bør du vide, hvad der sker, når serveren er utilgængelig, og hvor hurtigt nyt indhold kan lægges ud igen.
- Hvor data ligger. Viser du oplysninger, der er omfattet af GDPR, bør du undersøge, hvilket land serveren står i, og hvad aftalegrundlaget dækker.
- Interne politikker. Nogle organisationer har regler om, hvad der må ligge uden for eget miljø. De er sjældent til forhandling, og det er værd at få dem afklaret, før der bruges tid på at vælge system.
Gælder ingen af de tre forhold hos jer, er det som regel både enklest og billigst at lade en anden stå for serveren. Gælder bare ét af dem, er det til gengæld svært at arbejde sig udenom bagefter, og så er det bedre at vide det, inden I vælger.
Serveren kræver mindre, end de fleste tror
Selve grundsystemet passer i høj grad sig selv. Opsætningen laves i forbindelse med anskaffelsen, og derefter sker der typisk meget lidt. Serveren skal først røres igen, når der kommer nye skærme til, eller når systemet skal opgraderes, og den slags kan lægges om natten, hvor skærmene alligevel ikke bliver set af nogen.
Det, der gør serveren mindre kritisk, end mange regner med, er, at afspillerne ude ved skærmene kører videre, selv om forbindelsen til serveren ryger. Indholdet ligger lokalt på den enkelte afspiller og bliver ved med at blive vist. En server, der er nede, slukker altså ikke skærmene. Den betyder, at du ikke kan lægge nyt indhold ud, før den er oppe igen, og det er en anden og langt mindre alvorlig situation end en mørk skærm.
Vælger I egen installation uden at have IT-personale, behøver det derfor ikke at være en forhindring, for opgaven kan lægges hos leverandøren. Det løbende arbejde ligger et helt andet sted, nemlig i indholdet. Og netop dér gør integration og regelbaseret indhold forskellen mellem en løsning, der passer sig selv, og en der kræver en fast hånd hver uge. Hvad du bør spørge om på det punkt, står i tjeklisten til valg af digital signage software.
Afspillerne skal også driftes
Serveren er én ting, og computerne ude ved skærmene er en anden. Hver skærm har en afspiller, altså en computer, som enten er indbygget i skærmen eller sidder som en separat enhed bag den. De skal have strøm, netværk og lejlighedsvise opdateringer, og de sidder næsten altid et sted, hvor ingen har lyst til at komme til dem. Det kan være bag skærmen fire meter oppe under loftet, i et aflåst teknikrum eller i en kabelkasse, der skal skrues op, hver gang nogen skal se på den.
Det er her overvågning tjener sig hjem. Uden den opdager du først en død afspiller, når en gæst eller en medarbejder nævner det, og indtil da har skærmen hængt og været sort. Med overvågning kan du se status på hver enkelt enhed, genstarte den på afstand og få besked, så snart en skærm falder ud.
Spørg konkret, om afspillerne kan genstartes centralt, og om de opdaterer sig selv. Hvad der sker efter en strømafbrydelse, kan du til gengæld selv styre gennem valget af udstyr. En professionel skærm tænder af sig selv, når strømmen kommer tilbage, og vælger den indgang, den er sat op til, og en ordentlig afspiller gør det samme. Det er en af de forskelle, der adskiller den professionelle skærm fra den, du kan købe i en elektronikkæde, og der er mere om det under hvordan du vælger den rigtige skærm.
Fem spørgsmål om installation og drift
Stil dem tidligt, for svarene kan udelukke systemer, længe før du bruger tid på at sammenligne dem på funktioner:
- Kan systemet installeres i vores eget miljø, eller kan det kun leveres som en hostet løsning?
- Hvilket land ligger data i, og hvad sker der med skærmene, hvis serveren bliver utilgængelig?
- Hvad kræver serveren af vedligehold, og hvem skal stå for det hos os?
- Kan afspillerne overvåges og genstartes centralt?
- Hvad sker der med en skærm efter en strømafbrydelse, starter den op af sig selv?
De hænger sammen med spørgsmålene i tjeklisten til valg af digital signage software, som dækker integration og regelbaseret indhold.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi have IT-personale for at vælge egen installation?
Ikke nødvendigvis, for opgaven kan lægges hos leverandøren. Men I skal beslutte, hvem der har ansvaret, inden løsningen sættes op, og I skal skrive det ned. Første gang noget går ned, er det for sent at finde ud af det.
Kan vi starte med, at du hoster, og flytte hjem senere?
Ja, det kan lade sig gøre, men det er ikke en triviel opgave. Installationen skal betales to gange, for den første handler om opsætning og konfiguration af systemet, og selve flytningen handler om præcis det samme arbejde en gang til. Oveni kommer, at alt skal testes igennem bagefter, så I kan se, om integrationer og øvrige koblinger stadig virker, når systemet står et nyt sted. Er I i tvivl om, hvor systemet skal ligge på længere sigt, er det derfor billigere at bruge tiden på at afklare det, inden I går i gang.
Hvad koster drift?
Selve serverdriften ligger på niveau med at leje en server i en sky, så det er en kendt størrelse frem for en post, der overrasker. De poster, der fylder mest i det samlede regnestykke, er opsætning, integration og indhold, og dem kan du se nærmere på under hvad en digital signage løsning koster.
Eget miljø eller hostet, hvad passer til jer?
Svaret ligger sjældent i teknikken, men i hvad I må, hvad I kan drifte, og hvor kritiske skærmene er for jeres drift. Fortæl mig, om der er interne krav til, hvor data må ligge, og om I har IT-folk, der kan tage endnu en server. Så kan jeg sige, hvilke systemer der overhovedet er i spil hos jer, og om det giver bedst mening, at I ejer løsningen selv, eller at jeg driver den for jer.