Tjekliste til valg af digital signage software
Tretten spørgsmål du bør stille din leverandør, før du vælger. Og hvorfor hvert enkelt betyder noget. Den dyreste fejl i et digital signage projekt er at vælge den forkerte software til at styre indholdet. Skærmene er sjældent problemet. Fejlen opdager du først, når løsningen skal kunne noget mere, end den kunne den første dag.
Spørgsmålene herunder handler om to ting, nemlig integration og regelbaseret indhold. De kan alle besvares med ja eller nej, og jo flere rene ja-svar, desto mere får du med i softwaren.
Tjeklisten, integration
Ni spørgsmål om softwarens evne til at bruge data fra jeres øvrige IT-systemer. Det er den del af tjeklisten, der oftest afgør, om løsningen kan leve videre, når jeres egne systemer ændrer sig, og det er også den, hvor et upræcist svar er lettest at komme afsted med.
- Er der integration til andre IT-systemer?
- Er integration noget, der skal kodes til vores løsning?
- Findes der standardintegrationer out-of-the-box, og i så fald til hvilke systemer?
- Anvendes der realtidsdata i alle integrationer, uanset om de er kodet eller følger med som standard?
- Virker præsentationen fortsat, hvis skærmen mister internetforbindelsen?
- Kan vi oprette nye datafelter, fx ved at lægge to tal sammen?
- Findes der filterfunktioner, så vi kan udvælge hvilke data der bruges?
- Kan vi opsætte en prioriteret sortering af vores data?
- Kan vi bruge et tabelelement, hvis der er flere data, end der er plads til på skærmen, og kan opdateringsfrekvensen angives?
Tjeklisten, regelbaseret indhold
Fire spørgsmål om, hvorvidt indholdet kan reagere på virkeligheden frem for blot at blive vist i den rækkefølge, nogen har lagt det i:
- Kan præsentationen indeholde regler, der er baseret på data fra andre IT-systemer?
- Er det muligt at bruge sammensatte regler med if, and og or?
- Kan regler anvendes både på sideniveau og på elementniveau?
- Kan reglerne testes, inden de sættes i drift?
Giv listen til leverandøren
Bed om skriftlige svar, når I indhenter tilbud og skal sammenligne priser. Alle spørgsmål kan besvares med ja eller nej. Har leverandøren brug for at uddybe, er det netop dér, I skal læse ekstra grundigt. Overvej også at spørge en uvildig IT-kyndig til råds.
Når svarene ligger på bordet, bliver priserne sammenlignelige. Suppler dem med spørgsmålene om installation og drift, som afgør hvor systemet må ligge, og hvem der holder det kørende. Uden dem sammenligner I et abonnement med et andet abonnement og opdager først forskellen, når noget skal integreres.
Datakopiering solgt som integration
Nogle leverandører kalder det integration, når softwaren kan åbne en datafil og kopiere indholdet ind i præsentationen. Forskellen er afgørende. Ved en kopiering står tallene på skærmen, som de så ud, da filen blev læst, og ændrer nogen tallene bagefter, opdager skærmen det aldrig.
Ægte integration betyder, at data hentes fra det andet IT-system, og at en ændring dér automatisk slår igennem på skærmen i realtid. Det gælder både kodede integrationer og dem, der følger med som standard.
Test det punkt selv, også når leverandøren har svaret ja. Det er den enkeltfejl, der oftest ender med, at du må skifte system senere.
Hvorfor integration overhovedet er vigtigt
Uden integration bliver skærmene et manuelt vedligeholdelsesarbejde. Alt, hvad der vises, skal så opdateres i hånden af nogen, der husker det. Integrationen er én af seks dele i et digital signage system, og den er den, der oftest bliver overset. I praksis holder det et par måneder, hvorefter indholdet begynder at være forkert. Og en skærm med forkerte oplysninger er værre end ingen skærm.
Vær samtidig varsom med at få integrationer kodet til jeres løsning. Det er dyrt, og en fremtidig opdatering af jeres eget IT-system kan sætte præsentationerne ud af drift. Prioritér systemer, hvor kodning er unødvendig.
Hvorfor regler gør indholdet levende
Regelbaseret indhold er forskellen på en PowerPoint og et system, der reagerer. En PowerPoint starter på slide 1 og slutter på den sidste. Et regelbaseret system kan starte på slide 4, springe til 1 og gå videre til 10, og undervejs kan det ændre de enkelte elementer på en side, afhængigt af hvad data siger.
I praksis betyder det, at du kun viser de slides om is, når temperaturen er over 20 grader. Du skjuler produktet, når lagerbeholdningen er nul, og du viser en anden besked uden for åbningstid. Det er den slags, der gør, at folk bliver ved med at kigge.
Med den rette software kræver det ingen særlige tekniske kompetencer. Det kræver blot, at muligheden er der fra begyndelsen, for den kan ikke købes til bagefter. Vil du prøve et system, der kan det hele vejen ned, kan du få en testlicens til PADS4.
Ofte stillede spørgsmål
Er tretten spørgsmål ikke i overkanten til et lille projekt?
Nej, for spørgsmålene handler om, hvad softwaren kan, og ikke om projektets størrelse. Et lille projekt vokser, og så skal softwaren enten følge med eller skiftes ud.
Hvad hvis leverandøren ikke vil svare skriftligt?
Det er i sig selv et svar. Der er ingen af spørgsmålene, en leverandør ikke kan besvare med ja eller nej på fem minutter.
Hvad koster en løsning så?
Softwaren er kun én af posterne. Se hvad en digital signage løsning koster og hvilke omkostninger der sjældent står i tilbuddet.
Gennemgå tjeklisten på jeres projekt
Listen er lavet til at blive brugt mod en leverandør, og det gælder også mod mig. Har I allerede fået tilbud ind, kigger jeg gerne svarene igennem med jer og siger, hvad jeg hæfter mig ved. Og skal I bruge en løsning, der kan svare ja hele vejen ned, ved jeg hvor den findes.