Infoskærme til virksomheder
De fleste projekter med interne infoskærme fejler ikke på teknikken. De fejler, fordi ingen holder indholdet opdateret. Fire spørgsmål afgør, om det lykkes. Hvad der skal vises, hvor indholdet kommer fra, hvem der vedligeholder det, og hvor ofte det sker. Får I styr på dem, inden der købes udstyr, er det meste af risikoen væk.
Nederst finder du et simpelt værktøj i form af en tabel. Den samler alle fire svar ét sted, og den fungerer samtidig som aftale med de afdelinger, der skal bidrage.
Hvad er interessant og relevant indhold?
Kort sagt er det de informationer, publikum har lyst til at vide mere om. Der findes ingen facitliste. Tænk på det som redaktørens opgave, når han skal beslutte, hvad der skal i avisen. I de virksomheder, jeg har arbejdet med, har udgangspunktet været at gøre det let for medarbejderne at følge med i, hvad der sker.
De typiske emner er status på projekter, KPI-mål og -status, og praktiske informationer. Men holder du dig kun til dem, bliver skærmene hurtigt ensformige.
Bland derfor kolde fakta med noget, der har alles interesse. Gæster i huset, fødselsdage og jubilæer, ugens menu og firmaarrangementer. Skærmene må gerne komme tæt på medarbejderne, for det er dét, der får folk til at kigge op.
Skriv det som en spiseseddel
Informationerne skal være korte, præcise og hurtige at læse.
Skriften skal være stor nok til at kunne læses på afstand, altså fra den anden ende af kantinen eller på tværs af en produktionshal. Og hver nyhed må ikke fylde for meget tid, ellers når publikum at miste interessen, inden noget relevant dukker op.
Fortsætter vi avis-analogien, er skærmen en spiseseddel. Den er en teaser, hvor det uddybende ligger et andet sted, typisk på intranettet.
Det kunne for eksempel være denne besked. »Husk firmaarrangementet 12. juni med go-kart og bowling. Tilmelding senest 1. juni, flere detaljer på intranettet.« Krydret med et billede eller to, så det fanger øjet.
Hvor kommer indholdet fra?
Start med at undersøge, om informationen allerede findes i et af jeres egne systemer. Skal I vise KPI-mål og status, vedligeholdes tallene højst sandsynligt allerede, måske i et regneark hos økonomiafdelingen. Andre ting findes slet ikke dokumenteret, som for eksempel skitser til en ny designlinje.
Kan systemet trække data direkte fra regnearket, opdaterer skærmene sig selv, i samme øjeblik tallene ændres. Data vedligeholdes ét sted, og ingen skal huske at kopiere dem videre.
Derfor er integrationsevnen det, jeg vil kigge hårdest på ved valg af system. Det er langtfra alle systemer, der kan trække data fra mange forskellige kilder. Brug tjeklisten til at få det afklaret skriftligt.
Hvem vedligeholder indholdet?
Det er her, projekterne oftest falder fra hinanden.
Vises KPI-tal, der ikke opdateres, opfatter medarbejderne det som manglende fremdrift. Og når nogen opdager, at tallene er gamle, mister de tilliden til alt, hvad der står på skærmene. Derfra er skærmene ligegyldige, og hele projektets værdi er nul.
Fordel derfor opgaven. Det er fristende at give den til én person, men alene det at samle informationerne ind fra dem, der har dem, er en stor mundfuld.
Hav gerne en central tovholder, der koordinerer. Men ansvaret for at opdatere bør ligge dér, hvor informationen fødes og alligevel vedligeholdes.
Hvor ofte skal det opdateres?
Når der er nyt at fortælle. Der skal bare være nyt med jævne mellemrum. Er der ikke nyt på skærmene fra tid til anden, holder folk op med at kigge, og så er de ligegyldige uanset hvor korrekte de er.
Derfor er det værd at gætte på opdateringsfrekvensen, allerede inden I går i gang. Kan I se, at indholdet kun ændrer sig sjældent, bør I overveje, om der er andre og mere frekvente informationer, der med fordel kan komme med. Ellers bør I overveje, om skærmene overhovedet giver værdi.
Saml de fire svar i én tabel
En simpel tabel med fire kolonner giver overblik, og den fungerer som aftale med afdelingerne.
| Hvad skal vises? | Hvor kommer det fra? | Hvem vedligeholder? | Hvor ofte? |
|---|---|---|---|
| KPI-mål og måltal for udvalgte fokusområder | Regneark i økonomiafdelingen. Undersøg om der kan integreres direkte | Den strategiansvarlige i økonomiafdelingen | Ugentligt, da måltallene opdateres ugentligt i regnearket |
| Ugens menu | Kantinechefens madplan | Kantinechefen, med egen adgang til systemet | Hver fredag inden fyraften |
| Fødselsdage og jubilæer | HR-systemet | HR | Automatisk, hvis der kan integreres |
| Gæster i huset | Receptionens bookinger | Receptionen | Dagligt |
Når tabellen er udfyldt, kan du med det samme se to ting. Du kan se, om opdateringsfrekvensen samlet set er høj nok, og du kan se, om der kun står kolde fakta på listen, eller om der også er noget personligt og underholdende.
Tilføj gerne en femte kolonne med »Aftale om vedligeholdelse godkendt? Ja/Nej«. Så bliver tabellen også et redskab til at holde styr på, hvem der rent faktisk har sagt ja til opgaven.
Kolonnerne er ikke hugget i granit, så tilføj eller fjern det, der giver mening hos jer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange skærme skal der til?
Sæt dem, hvor folk alligevel står stille, altså ved kaffemaskinen, i kantinen og ved indgangen. En skærm på en gang, hvor alle går forbi i fart, bliver sjældent læst.
Kan vi starte med én skærm?
Ja, og det er ofte en god idé. Så finder I ud af, om indholdet holder, inden I køber tyve skærme, der skal fyldes.
Hvad er den typiske grund til, at det ikke virker?
At vedligeholdelsen ikke er aftalt. Teknikken kan næsten altid løses, og et uafklaret ansvar kan den ikke. Se også hvad en infoskærm er og hvad en løsning koster.
Hvad skal jeres medarbejdere kunne se?
Den hurtigste vej frem er at sætte sig ned og udfylde de fire kolonner for jeres virksomhed. Så bliver det tydeligt med det samme, om der er nok indhold til at bære skærmene. Fortæl mig, hvilke systemer I bruger i dag, og hvad I gerne vil dele med medarbejderne. Så kan vi se, hvad der kan hentes automatisk, og hvad der kræver en hånd. Har I allerede skærme, der er gået i stå, er det som regel den tredje kolonne, der mangler et navn.